Biro Administrasi dan Akademik Kemahasiswaan (BAAK) adalah salah satu unit yang ada di lingkungan IAI Al-Qolam Malang yang bertanggung jawab atas berbagai aspek administrasi dan akademik yang berkaitan dengan mahasiswa. Fungsi utamanya adalah untuk mendukung dan memfasilitasi berbagai kebutuhan akademik dan administratif mahasiswa selama masa studi di IAI Al-Qolam Malang. Berikut ini adalah beberapa tugas BAAK:
- Pendaftaran dan Penerimaan Mahasiswa Baru: BAAK bertanggung jawab atas proses pendaftaran dan seleksi mahasiswa baru. Serta mengelola pengajuan aplikasi, pemeriksaan kelengkapan dokumen, pelaksanaan ujian masuk, dan pengumuman hasil seleksi.
- Pendaftaran Mata Kuliah: BAAK memfasilitasi proses pendaftaran mata kuliah bagi mahasiswa setiap semester. Serta memberikan informasi tentang jadwal kuliah, membantu mahasiswa memilih mata kuliah yang sesuai dengan kurikulum dan jadwal mereka, serta mengatur proses perubahan mata kuliah jika diperlukan.
- Pengelolaan Data Akademik: BAAK bertanggung jawab atas pengelolaan data akademik mahasiswa, termasuk pencatatan nilai, perhitungan IPK (Indeks Prestasi Kumulatif), pembuatan transkrip nilai, dan pengiriman informasi akademik kepada mahasiswa.
- Pemberian Beasiswa: BAAK dapat terlibat dalam proses pemberian beasiswa, atau program insentif akademik kepada mahasiswa yang memenuhi kriteria tertentu.
- Kegiatan Ekstrakurikuler: BAAK bisa terlibat dalam mengkoordinasikan kegiatan ekstrakurikuler dan organisasi mahasiswa, serta membantu dalam proses perizinan dan administrasi terkait kegiatan ini.
- Pengelolaan Data Mahasiswa: BAAK mengelola basis data mahasiswa, termasuk informasi pribadi, kontak, dan catatan akademik. Serta membantu dalam menghasilkan laporan dan statistik terkait populasi mahasiswa.
- Pengelolaan Kelulusan: BAAK memastikan bahwa mahasiswa yang telah menyelesaikan semua persyaratan akademik dan administratifnya memperoleh gelar atau sertifikat kelulusan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Konseling Akademik: BAAK dapat menyediakan layanan konseling akademik kepada mahasiswa yang membutuhkan saran terkait program studi, rencana studi, atau masalah akademik lainnya.
- Koordinasi dengan Fakultas dan Departemen: BAAK bekerja sama dengan fakultas dan departemen di lingkungan IAI Al-Qolam Malang untuk memastikan koordinasi yang baik dalam pelaksanaan berbagai kegiatan akademik dan administratif.
- Pengelolaan Izin Studi dan Cuti: BAAK mengurus permohonan izin studi sementara atau cuti akademik bagi mahasiswa yang memerlukan waktu untuk alasan tertentu